发布部门: 广东省深圳市档案局
发布文号:
深圳市档案局关于印发《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》的通知
（2007年3月23日）
深档规〔2007〕1号
为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，我局制定了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》，现予印发，自2007年4月1日起施行。
深圳市市属机关、团体、事业单位
文件集中管理暂行办法
第一条为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，制定本办法。
第二条市属机关、团体、事业单位（以下简称市属单位）文件的移交、管理、利用等活动适用本办法。
本办法所称文件，是指市属单位在公务活动中形成的，移交档案馆存档之前由市文档服务中心保管的文件材料。
第三条市文档服务中心（以下简称文档中心）隶属于市档案局，根据《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条、第二十条、第二十五条的规定，负责接收和集中保管市属单位文件、对外提供文件利用服务等工作。
文档中心应当根据实际情况确定分批移交文件的单位，制定文件移交标准、计划和具体的移交时间表，及时发出移交通知书，并对市属单位移交工作进行指导、培训。
第四条市属单位应当根据国家和省、市有关规定及本单位文件的形成规律，制定本单位档案分类方案（包括文件归档范围、保管期限、分类编号体系等），并送市档案局审定。
市属单位应当明确一名负责人分管本单位的文件管理工作，并指定专人负责本单位文件的收集和移交工作。
第五条市属单位应当将办理完毕的文件及时收集齐全、集中保管；其文件移交范围为市属单位归档范围，移交前应当对文件进行初步分类、整理，填写移交清册，并标明是否可向社会公开。
电子文件的移交可以采用在线移交或者离线移交方式，加密的电子文件移交前应作解密处理。
离线移交电子文件时，市属单位应当做好如下工作：
（一）将电子文件按规定的格式保存到只读光盘（一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管），在光盘封套上应当标明光盘标签；
（二）认真检测移交电子文件的质量状况，检验项目包括载体外观、病毒、真实性、完整性、安全性、技术方法与相关软件说明资料等，并填写电子文件移交检验表和登记表；
（三）打印一份电子文件的纸质版本，建立与电子文件相对应的标识，连同电子文件机读目录、相关软件以及其他说明一并移交。
第六条文档中心接收文件时，应当对照文件与移交清册进行检查验收、清点核对。经验收文件符合规定的，交接双方应当填写交接文据并签名盖章。
文档中心离线接收电子文件时，应当对照电子文件与电子文件移交检验表及登记表进行检查验收，经验收符合规定的，交接双方应当在电子文件移交检验表上签名盖章。
第七条文件移交中的移交清册、交接文据、电子文件移交检验表和登记表，均为一式两份，移交完成后交接双方各存一份；相关表册、文据、标签的格式文本见本办法附件1—8。
移交完成后，文档中心应当对接收的文件进行整理、编制检索工具，方便提供利用。
第八条党群工作、行政管理、业务管理类文件和声像材料应当于办理完毕的第二年的6月底前向文档中心移交，其他文件按国家有关规定办理。
非常设机构组织的全市重大活动形成的文件、资料，应当自活动结束之日起6个月内向文档中心移交。
第九条经鉴定具有永久或者定期30年保存价值的文件，由文档中心保存10年后移交市档案馆。
在文档中心保管的文件，经鉴定不需要向市档案馆移交且确无保存价值的，经市档案局与文件移交单位核实后，由文档中心予以销毁。
第十条文档中心应当严格按照国家有关规定的要求，加强文件保管，确保文件安全。
第十一条文档中心保管的文件应当向社会公开，但是应当依法保密或者其他不宜公开的文件除外。
文档中心应当公布向社会公开的文件范围、目录和利用方法。
第十二条文档中心必须保障和满足文件移交单位对本单位文件利用的需求，并为社会各界利用公开文件信息提供方便。
利用非本单位未公开文件的，需经文件移交单位书面同意。
第十三条文档中心向社会提供利用文件，可以采取以下形式：
（一）文档中心窗口查阅；
（二）市档案局网站查阅；
（三）传真、电子邮件、邮寄；
（四）提供文件证明；
（五）编纂文件专题汇编和参考资料；
（六）举办专题展览；
（七）文件信息咨询。
第十四条国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织或者个人持单位介绍信或者本人有效证件，办理相关登记手续，均可利用文档中心保管的已公开文件。
利用文件时，不得在文件上加注、勾画、折叠、损坏或涂改，不得将文件转借他人，未经许可不得将文件原件带出阅览室。未公开的文件不得擅自复制、摘录。
电子文件以拷贝或者网上传输的形式提供利用。
第十五条电子文件的移交、管理、利用，除本办法规定的以外，按照《深圳市电子文件归档及管理办法》执行。
第十六条本办法自2007年4月1日起施行，有效期5年。
附件：1．深圳市市属机关、团体、事业单位纸质文件移交清册
2．深圳市市属机关、团体、事业单位录音、录像材料移交清册
3．深圳市市属机关、团体、事业单位照片、底片移交清册
4．深圳市市属机关、团体、事业单位实物材料移交清册
5．深圳市市属机关、团体、事业单位光盘标签
6．深圳市市属机关、团体、事业单位电子档案移交检验表
7．深圳市市属机关、团体、事业单位电子文件登记表
8．深圳市市属机关、团体、事业单位文件交接文据
附件1
深圳市市属机关、团体、事业单位纸质文件移交清册
序号文号责任者题名日期页数是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件2
深圳市市属机关、团体、事业单位录音、
录像材料移交清册
盘号题名录制日期录制地点带长技术状况参见号是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件3
深圳市市属机关、团体、事业单位
照片、底片移交清册
照片号/底片号题名时间摄影者是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件4
深圳市市属机关、团体、事业单位
实物材料移交清册
件号颁发（赠送）单位题名颁发（赠送）日期备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件5
深圳市市属机关、团体、事业单位光盘标签
载体编号套别
名称密级
电子文件类别代码保管期限
制作日期软硬件背景
备注
说明：1．载体编号：保存电子文件载体顺序号，如光盘编号。
2．套别：移交的电子文件要有三套，用大写字母a、b、c表示归档电子文件套号，a表示封存保管，b表示查阅利用，c表示异地封存。
3．名称：专题性（成套性）的文件按归档项目名称填写，综合性的概括填写其主要内容。
4．密级：载体内存储电子文件的最高密级。
5．电子文件类别代码：用字母表示，其中：t—文本文件，g—图形文件，i—图象文件，d—数据文件，a—声音文件，v—影像文件，m—多媒体文件，p—计算机程序文件。
6．保管期限：对移交电子文件划定的存储年限，按永久、定期30年、定期10年，分别用代号y、d30、d10或代码1、2、3表示。特殊情况可写年限。
7．制作日期：光盘制作时间。
8．软硬件背景：识别或运行电子文件的软硬件环境。
标签应一式三份，分别放在三张光盘上，并在套别上标明归档电子文件套号。
标签规格：60mm*40mm。
附件6
深圳市市属机关、团体、事业单位
电子档案移交检验表
移交单位
外观检验
病毒检验
软件平台
有效性检验
登记表、软件、说明资料检验
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
填表人：年月日审核人：年月日
附件7
深圳市市属机关、团体、事业单位
电子文件登记表
文件
特征形成单位
完成日期载体类型
载体编号题名
通讯地址
电话联系人
设备
环境
特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版本等）操作系统
数据库系统
应用软件文字处理平台
文字
记录br>平台记录结构
（物理、逻辑）记录类型□定长
□可变长
□其他记录总数
总字节数
记录字符及
图形文件格式□ascii□bcd□ebcdic□fieldata
□汉字，指明具体类型□音频，指明格式
□图形，指明具体类型□视频，指明格式
文件载体型号：
数量：
备份数：□一件一盘□多件一盘
□一件多盘□多件多盘
文件
编号题名形成时间文件性质代码文件类别
代码载体编号保管
期限备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
填表人：年月日审核人：年月日
附件8
深圳市市属机关、团体、事业单位
文件交接文据
移交单位名称接收单位名称
交接性质文件所属年度年月至年月
文件类型数量
合计
移交说明
接收意见
移交单位：
（公章）
领导人：
经办人：
移交日期：年月日接收单位：
（公章）
领导人：
经办人：
接收日期：年月日
发布文号:
深圳市档案局关于印发《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》的通知
（2007年3月23日）
深档规〔2007〕1号
为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，我局制定了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》，现予印发，自2007年4月1日起施行。
深圳市市属机关、团体、事业单位
文件集中管理暂行办法
第一条为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，制定本办法。
第二条市属机关、团体、事业单位（以下简称市属单位）文件的移交、管理、利用等活动适用本办法。
本办法所称文件，是指市属单位在公务活动中形成的，移交档案馆存档之前由市文档服务中心保管的文件材料。
第三条市文档服务中心（以下简称文档中心）隶属于市档案局，根据《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条、第二十条、第二十五条的规定，负责接收和集中保管市属单位文件、对外提供文件利用服务等工作。
文档中心应当根据实际情况确定分批移交文件的单位，制定文件移交标准、计划和具体的移交时间表，及时发出移交通知书，并对市属单位移交工作进行指导、培训。
第四条市属单位应当根据国家和省、市有关规定及本单位文件的形成规律，制定本单位档案分类方案（包括文件归档范围、保管期限、分类编号体系等），并送市档案局审定。
市属单位应当明确一名负责人分管本单位的文件管理工作，并指定专人负责本单位文件的收集和移交工作。
第五条市属单位应当将办理完毕的文件及时收集齐全、集中保管；其文件移交范围为市属单位归档范围，移交前应当对文件进行初步分类、整理，填写移交清册，并标明是否可向社会公开。
电子文件的移交可以采用在线移交或者离线移交方式，加密的电子文件移交前应作解密处理。
离线移交电子文件时，市属单位应当做好如下工作：
（一）将电子文件按规定的格式保存到只读光盘（一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管），在光盘封套上应当标明光盘标签；
（二）认真检测移交电子文件的质量状况，检验项目包括载体外观、病毒、真实性、完整性、安全性、技术方法与相关软件说明资料等，并填写电子文件移交检验表和登记表；
（三）打印一份电子文件的纸质版本，建立与电子文件相对应的标识，连同电子文件机读目录、相关软件以及其他说明一并移交。
第六条文档中心接收文件时，应当对照文件与移交清册进行检查验收、清点核对。经验收文件符合规定的，交接双方应当填写交接文据并签名盖章。
文档中心离线接收电子文件时，应当对照电子文件与电子文件移交检验表及登记表进行检查验收，经验收符合规定的，交接双方应当在电子文件移交检验表上签名盖章。
第七条文件移交中的移交清册、交接文据、电子文件移交检验表和登记表，均为一式两份，移交完成后交接双方各存一份；相关表册、文据、标签的格式文本见本办法附件1—8。
移交完成后，文档中心应当对接收的文件进行整理、编制检索工具，方便提供利用。
第八条党群工作、行政管理、业务管理类文件和声像材料应当于办理完毕的第二年的6月底前向文档中心移交，其他文件按国家有关规定办理。
非常设机构组织的全市重大活动形成的文件、资料，应当自活动结束之日起6个月内向文档中心移交。
第九条经鉴定具有永久或者定期30年保存价值的文件，由文档中心保存10年后移交市档案馆。
在文档中心保管的文件，经鉴定不需要向市档案馆移交且确无保存价值的，经市档案局与文件移交单位核实后，由文档中心予以销毁。
第十条文档中心应当严格按照国家有关规定的要求，加强文件保管，确保文件安全。
第十一条文档中心保管的文件应当向社会公开，但是应当依法保密或者其他不宜公开的文件除外。
文档中心应当公布向社会公开的文件范围、目录和利用方法。
第十二条文档中心必须保障和满足文件移交单位对本单位文件利用的需求，并为社会各界利用公开文件信息提供方便。
利用非本单位未公开文件的，需经文件移交单位书面同意。
第十三条文档中心向社会提供利用文件，可以采取以下形式：
（一）文档中心窗口查阅；
（二）市档案局网站查阅；
（三）传真、电子邮件、邮寄；
（四）提供文件证明；
（五）编纂文件专题汇编和参考资料；
（六）举办专题展览；
（七）文件信息咨询。
第十四条国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织或者个人持单位介绍信或者本人有效证件，办理相关登记手续，均可利用文档中心保管的已公开文件。
利用文件时，不得在文件上加注、勾画、折叠、损坏或涂改，不得将文件转借他人，未经许可不得将文件原件带出阅览室。未公开的文件不得擅自复制、摘录。
电子文件以拷贝或者网上传输的形式提供利用。
第十五条电子文件的移交、管理、利用，除本办法规定的以外，按照《深圳市电子文件归档及管理办法》执行。
第十六条本办法自2007年4月1日起施行，有效期5年。
附件：1．深圳市市属机关、团体、事业单位纸质文件移交清册
2．深圳市市属机关、团体、事业单位录音、录像材料移交清册
3．深圳市市属机关、团体、事业单位照片、底片移交清册
4．深圳市市属机关、团体、事业单位实物材料移交清册
5．深圳市市属机关、团体、事业单位光盘标签
6．深圳市市属机关、团体、事业单位电子档案移交检验表
7．深圳市市属机关、团体、事业单位电子文件登记表
8．深圳市市属机关、团体、事业单位文件交接文据
附件1
深圳市市属机关、团体、事业单位纸质文件移交清册
序号文号责任者题名日期页数是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件2
深圳市市属机关、团体、事业单位录音、
录像材料移交清册
盘号题名录制日期录制地点带长技术状况参见号是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件3
深圳市市属机关、团体、事业单位
照片、底片移交清册
照片号/底片号题名时间摄影者是否公开何时公开备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件4
深圳市市属机关、团体、事业单位
实物材料移交清册
件号颁发（赠送）单位题名颁发（赠送）日期备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
经办人：年月日经办人：年月日
负责人：年月日负责人：年月日
附件5
深圳市市属机关、团体、事业单位光盘标签
载体编号套别
名称密级
电子文件类别代码保管期限
制作日期软硬件背景
备注
说明：1．载体编号：保存电子文件载体顺序号，如光盘编号。
2．套别：移交的电子文件要有三套，用大写字母a、b、c表示归档电子文件套号，a表示封存保管，b表示查阅利用，c表示异地封存。
3．名称：专题性（成套性）的文件按归档项目名称填写，综合性的概括填写其主要内容。
4．密级：载体内存储电子文件的最高密级。
5．电子文件类别代码：用字母表示，其中：t—文本文件，g—图形文件，i—图象文件，d—数据文件，a—声音文件，v—影像文件，m—多媒体文件，p—计算机程序文件。
6．保管期限：对移交电子文件划定的存储年限，按永久、定期30年、定期10年，分别用代号y、d30、d10或代码1、2、3表示。特殊情况可写年限。
7．制作日期：光盘制作时间。
8．软硬件背景：识别或运行电子文件的软硬件环境。
标签应一式三份，分别放在三张光盘上，并在套别上标明归档电子文件套号。
标签规格：60mm*40mm。
附件6
深圳市市属机关、团体、事业单位
电子档案移交检验表
移交单位
外观检验
病毒检验
软件平台
有效性检验
登记表、软件、说明资料检验
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
填表人：年月日审核人：年月日
附件7
深圳市市属机关、团体、事业单位
电子文件登记表
文件
特征形成单位
完成日期载体类型
载体编号题名
通讯地址
电话联系人
设备
环境
特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
软件环境
（型号、版本等）操作系统
数据库系统
应用软件文字处理平台
文字
记录br>平台记录结构
（物理、逻辑）记录类型□定长
□可变长
□其他记录总数
总字节数
记录字符及
图形文件格式□ascii□bcd□ebcdic□fieldata
□汉字，指明具体类型□音频，指明格式
□图形，指明具体类型□视频，指明格式
文件载体型号：
数量：
备份数：□一件一盘□多件一盘
□一件多盘□多件多盘
文件
编号题名形成时间文件性质代码文件类别
代码载体编号保管
期限备注
移交单位：接收单位：
（公章）（公章）
填表人：年月日审核人：年月日
附件8
深圳市市属机关、团体、事业单位
文件交接文据
移交单位名称接收单位名称
交接性质文件所属年度年月至年月
文件类型数量
合计
移交说明
接收意见
移交单位：
（公章）
领导人：
经办人：
移交日期：年月日接收单位：
（公章）
领导人：
经办人：
接收日期：年月日
